Outsourcing pracowniczy, na czym polega i kiedy się opłaca

Czym jest outsourcing pracowniczy

Firma zewnętrzna przejmuje proces, na przykład pakowanie, sprzątanie albo obsługę linii, i organizuje do niego własnych ludzi. Odpowiada za jakość, grafik i zastępstwa. Ty rozliczasz się za usługę.

• zadanie przekazane w całości
• odpowiedzialność za wynik po stronie wykonawcy
• umowa na usługę, nie na pracowników

Różnica wobec leasingu

W leasingu kierujesz pracą ludzi, którzy formalnie należą do agencji. W outsourcingu kieruje nią wykonawca. Leasing daje kontrolę nad zadaniami, outsourcing zdejmuje z Ciebie organizację.

• leasing: Ty wydajesz polecenia, agencja rozlicza godziny
• outsourcing: wykonawca organizuje pracę i odpowiada za rezultat
• leasing: rozliczenie za godziny pracowników
• outsourcing: rozliczenie za usługę, na przykład za sztukę, paletę, metr albo miesiąc

Jak rozliczany jest outsourcing

Wycena usługi zwykle składa się z kosztu pracy ludzi, kosztu nadzoru, zastępstw, sprzętu i marży wykonawcy. Rozliczenie bywa ryczałtowe, za jednostkę wyniku albo za miesiąc obsługi. Dokładna konstrukcja zależy od umowy.

Porównanie kosztu na liczbach

Przyjmijmy jawne założenia. Zadanie wymaga dziesięciu osób przez 160 godzin miesięcznie, czyli 1 600 godzin pracy. Stawka brutto to 35 zł, a składki po stronie zleceniodawcy to 20,38 procent, co daje 6 741,28 zł miesięcznie na osobę, czyli około 42,13 zł za godzinę.

• własny nabór: 10 osób razy 6 741,28 zł to 67 412,80 zł miesięcznie, bez kosztu własnego nadzoru i abonamentu na ogłoszenia
• outsourcing: wycena wykonawcy, która musi pokryć tę samą pracę, nadzór, zastępstwa i marżę

Załóżmy hipotetycznie, że wykonawca wycenia usługę na 80 000 zł miesięcznie. Dzieląc przez 1 600 godzin, wychodzi 50 zł za godzinę pracy, czyli o około 7,87 zł więcej niż przy własnym zatrudnieniu. To daje 12 587 zł różnicy miesięcznie. Czy te pieniądze są dobrze wydane, zależy od tego, ile warta jest dla Ciebie praca bez organizacji zespołu, zastępstw i nadzoru.

To rachunek poglądowy, nie oferta żadnej firmy.

Kiedy outsourcing ma sens

Opłaca się przy zadaniach powtarzalnych, które nie są rdzeniem firmy, i gdy brakuje Ci kadry do zarządzania zespołem. Gorzej sprawdza się tam, gdzie liczy się znajomość Twoich procesów albo często zmieniasz zakres pracy.

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy

• czy zakres usługi jest opisany tak, że da się sprawdzić, co zostało wykonane
• jak mierzony jest wynik i kto go odbiera
• co się dzieje, gdy wynik jest poniżej oczekiwań
• kto zapewnia sprzęt, narzędzia i odzież
• kto odpowiada za BHP na stanowisku pracy
• jak wygląda zastępstwo za nieobecną osobę
• jaki jest okres wypowiedzenia i jak przejąć zadanie z powrotem

Typowe pułapki

• zakres usługi opisany ogólnikowo, więc każda zmiana to spór o dopłatę
• brak mierników jakości, więc nie wiadomo, czy usługa jest dobra
• zlecenie zadania, które wymaga codziennych decyzji po Twojej stronie
• umowa, w której de facto kierujesz ludźmi wykonawcy, choć formalnie to usługa
• brak planu na przejęcie zadania, gdy współpraca się skończy

Ostatnia pozycja bywa pomijana. Jeśli wykonawca odejdzie, z dnia na dzień zostajesz bez ludzi i bez wiedzy o procesie.

Alternatywa dla firm obsadzających zmiany stale

Jeśli chcesz sam prowadzić ludzi i kontrolować koszt, zatrudnienie przez własne ogłoszenie z jawną stawką jest tańsze od marży. Porównanie opisujemy we wpisie o leasingu pracowniczym.

Własny nabór wymaga od Ciebie więcej pracy, ale daje to, czego outsourcing nie da: bezpośredni kontakt z pracownikami, wiedzę o procesie, która zostaje w firmie, i pełną kontrolę nad kosztem godziny.

Jak zacząć rozmowę z wykonawcą

Przed zapytaniem ofertowym spisz, co dokładnie ma być zrobione: ile jednostek, w jakim czasie, jaka ma być jakość i gdzie. Poproś o wycenę z rozbiciem na pracę, nadzór, sprzęt i marżę, żeby dało się ją porównać z własnym rachunkiem. Zapytaj, kto jest osobą kontaktową po stronie wykonawcy i jak szybko reaguje na problemy. Dobrze też ustalić okres próbny, w którym możesz sprawdzić, czy usługa działa tak, jak obiecano. Jeśli wykonawca odmawia rozbicia ceny, potraktuj to jako sygnał do ostrożności.

Jak przejść z outsourcingu na własny nabór

Jeśli po kilku miesiącach okaże się, że zadanie jest stałe i dobrze opisane, możesz je przejąć. Spisz, ile osób i godzin jest potrzebnych, i policz koszt według rachunku z tego wpisu. Ustal z wykonawcą okres przejściowy, w którym nowi ludzie uczą się od jego zespołu. Opublikuj ogłoszenia z jawną stawką i zacznij od zmian, które są najtrudniejsze do obsadzenia. Zatrudniając sam, zyskujesz kontrolę nad kosztem, ale bierzesz na siebie grafik, zastępstwa i dokumenty kadrowe.

Przy takim przejściu pamiętaj, że wzrośnie liczba spraw, którymi zajmujesz się codziennie. Zaplanuj osobę odpowiedzialną za grafik i kontakt z zespołem, zanim zakończysz współpracę z wykonawcą, i przez pierwszy miesiąc porównuj wyniki z poprzednimi.